Digitale Ersatzteilportale // Maschinenbau
Vom E-Mail-Chaos zum strukturierten Ersatzteilportal.
Wir entwickeln Anfrageportale, Ersatzteilkataloge und B2B-Shops für Maschinenbauer — damit Ihre Kunden schneller das richtige Teil finden und Ihr Service weniger Rückfragen bearbeitet.
Das Problem
Ersatzteilanfragen kommen unstrukturiert rein — und fressen dabei einen großen Teil der Marge im Ersatzteilgeschäft auf.
01
Unvollständige Angaben
Kunden schreiben E-Mails mit unklaren Angaben, schicken Fotos oder nennen alte Maschinennummern — der Service muss erst herausfinden, welches Teil gemeint ist.
02
Verteiltes Wissen
Informationen liegen verteilt in ERP, Excel, CAD, PDF-Dokumentation, alten Stücklisten oder im Kopf einzelner Mitarbeiter.
03
Steigender Serviceaufwand
Erfahrene Mitarbeiter werden mit wiederkehrenden Rückfragen belastet, obwohl viele Anfragen theoretisch standardisierbar wären.
Was kostet Sie die manuelle Anfragebearbeitung pro Jahr?
Keine Studien, keine fremden Benchmarks — rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen. Ein strukturiertes Anfrageportal macht aus jeder Anfrage einen vollständigen, eindeutigen Vorgang: Die Rückfragen fallen weg, die Bearbeitungszeit sinkt.
Geführte Ersatzteilsuche
Ihre Kunden werden Schritt für Schritt zum richtigen Teil geführt.
Statt zu raten, führt das Portal den Kunden gezielt über Maschine, Baugruppe und Merkmale — auf Basis Ihres Ersatzteilwissens: Stücklisten, Seriennummernstände, Baujahre, Varianten. Auch dann, wenn diese Daten heute noch verteilt in ERP, Excel und PDF-Dokumentation liegen.
Schritt 01
Maschine wählen
Kunde wählt seine Maschine oder gibt die Seriennummer ein.
Schritt 02
Baugruppe eingrenzen
Das Portal zeigt nur die Baugruppen, die zu dieser Maschine gehören.
Schritt 03
Teil bestätigen
Passende Teile erscheinen mit Artikelnummer, Bild und Verfügbarkeit.
Schritt 04
Anfragen oder bestellen
Die vollständige, eindeutige Anfrage geht strukturiert an Service oder Vertrieb.
„Wir helfen Maschinenbauunternehmen, Ersatzteilprozesse digital abzubilden — von der ersten Anfrage bis zum Kundenportal. Pragmatisch, schrittweise und passend zur vorhandenen Systemlandschaft.“
Je nach Reifegrad
Nicht jeder braucht sofort einen Shop.
Wir starten beim Ersatzteilprozess Ihres Unternehmens — und entwickeln daraus die passende Ausbaustufe.
Einstieg
Anfrageportal
Kunden erfassen Maschine, Seriennummer und Anliegen strukturiert — statt per E-Mail oder Telefon.
Self-Service
Ersatzteilkatalog
Geschützte Suche und Filter nach Artikel, Maschine oder Baugruppe — mit Datenblättern und Zeichnungen.
Bestellung
B2B-Shop
Kundenspezifische Preise, Verfügbarkeit und Warenkorb — mit Anbindung an ERP und Warenwirtschaft.
Langfristig
Kundenportal
Maschinenhistorie, Dokumentation und passende Ersatzteile pro Maschine — für langfristige Kundenbindung.
Für wen
Für Maschinen- und Anlagenbauer mit Ersatzteilgeschäft.
Wir arbeiten mit kleinen und mittelständischen Unternehmen — meist 20 bis 300 Mitarbeitende. Groß genug für relevante After-Sales-Umsätze, aber oft noch ohne durchdachte Portallösung.
Maschinenbauer & Sondermaschinenbauer
Anlagenbauer & Hersteller von Produktionsanlagen
Hersteller von Verpackungsmaschinen & Fördertechnik
Landtechnik & Spezialmaschinenbau
Unternehmen mit Ersatzteilgeschäft, Service oder technischem Vertrieb
Drei Wege
Schrittweise statt Großprojekt — drei Wege, das Thema anzugehen.
Paket 1
Ersatzteilprozess-Check
ab 1.999 €
Festpreis — verbindlich vor Beauftragung
Wird bei Folgeprojekt angerechnet
Strukturierte Analyse Ihres aktuellen Ersatzteilprozesses: Wie kommen Anfragen rein, wo entstehen Rückfragen, wie ist die Datenlage in ERP, Excel und Dokumentation? Ergebnis: die größten Zeit- und Kostenfresser und eine ehrliche Einschätzung, ob und mit welcher Ausbaustufe sich ein Portal für Sie lohnt.
Paket 2
Ersatzteilportal-Konzept
Festpreis nach Check
Zielbild, Nutzergruppen, konkreter Funktionsumfang der ersten Ausbaustufe, Datenstruktur und Maschinenlogik, Integrationsbedarf (ERP, CRM), Umsetzungsplan mit Priorisierung und belastbarer Aufwandsschätzung. Sie erhalten eine Entscheidungsgrundlage — unabhängig davon, ob wir umsetzen oder jemand anderes.
Paket 3
Ersatzteilportal, erste Ausbaustufe
Umfang nach Konzept
Ein produktives System mit echtem Nutzen ab Tag eins: geschützter Login, strukturierte Ersatzteilsuche oder Anfrageprozess, Upload für Fotos und Dokumente, Übergabe an Service, CRM oder ERP — im Corporate Design Ihres Unternehmens. Ausbaubar Richtung Katalog, Shop und Kundenportal.
Ablauf
So läuft ein Projekt mit uns ab.
01
Erstgespräch
Problem und Zielbild klären.
02
Prozess- & Datencheck
Bestehende Systeme und Datenbasis analysieren.
03
Konzept & erste Ausbaustufe
Roadmap und konkreter Funktionsumfang.
04
Umsetzung & Rollout
Integration, Rollout, laufende Weiterentwicklung.
Ihr Ansprechpartner
Sie sprechen direkt mit dem, der Ihr Portal auch baut.
Ich bin Marcus Bunte, Geschäftsführer von clearly Digital in Bremen. Ich habe mich auf digitale B2B-Prozesse im Maschinenbau spezialisiert — von Webplattformen über E-Commerce bis zur Systemintegration mit ERP, PIM und CRM.
Bei uns gibt es keinen Vertrieb, der verspricht, was das Projektteam später ausbaden muss. Sie schildern mir Ihren Ersatzteilprozess, ich sage Ihnen ehrlich, ob und wo sich ein Portal für Sie lohnt — und wenn es sich nicht lohnt, sage ich Ihnen das auch.
Prozess vor Technologie — kein Standardshop von der Stange
Nicht abhängig von einer einzigen Softwarelösung
Erste Ausbaustufe statt Mammutprojekt
Für IT-Verantwortliche
Und was sagt Ihre IT dazu?
Berechtigte Frage — deshalb die Fakten: Wir bauen auf etablierten, offenen Technologien und binden bestehende Systeme über dokumentierte Schnittstellen an (ERP, Warenwirtschaft, PIM, CRM, auch CSV- und Excel-basierte Übergaben, wenn es pragmatisch ist). Hosting wahlweise in deutscher Cloud-Infrastruktur oder auf Ihren Systemen. Zugriffskonzept mit Rollen und Rechten für Kunden, Händler und Servicetechniker. Kein Vendor-Lock-in: Daten und Code gehören Ihnen, jedes System ist auch ohne uns weiter betreibbar.
Häufige Fragen
Antworten auf die Fragen, die vor der Entscheidung aufkommen.
Was kostet ein Ersatzteilportal?
Das hängt weniger von der Portalgröße ab als von Ihrer Datenlage. Ein sauber gepflegter Excel-Bestand kann ein besserer Startpunkt sein als ein schlecht strukturiertes ERP — im zweiten Fall ist ein klarer Neuschnitt der Daten manchmal günstiger als jede Integration. Deshalb nennen wir keine Pauschalpreise für Umsetzungsprojekte, sondern klären die Datenlage im Ersatzteilprozess-Check zum Festpreis. Danach erhalten Sie eine belastbare Zahl statt einer Schätzung ins Blaue.
Brauchen wir dafür perfekte ERP-Daten?
Nein. Ein Anfrageportal funktioniert auch ohne vollständige Artikeldaten — es strukturiert zunächst die Anfrage selbst (Maschine, Seriennummer, Baugruppe, Fotos). Katalog und Shop brauchen mehr Datenqualität, aber auch dort starten wir mit dem, was vorhanden ist, und bauen schrittweise aus.
Was ist der Unterschied zwischen Anfrageportal, Ersatzteilkatalog und B2B-Shop?
Ein Anfrageportal erfasst Anfragen strukturiert, ohne dass Kunden direkt bestellen — der schnellste Einstieg. Ein Ersatzteilkatalog lässt Kunden selbst nach Teilen suchen, mit Datenblättern und Zeichnungen hinter einem geschützten Login. Ein B2B-Shop ergänzt kundenspezifische Preise, Verfügbarkeiten und einen Bestellprozess mit ERP-Anbindung. Die Stufen bauen aufeinander auf.
Wie lange dauert die Umsetzung einer ersten Ausbaustufe?
Ein Anfrageportal als erste Ausbaustufe ist typischerweise in wenigen Wochen produktiv, nicht in Monaten. Der genaue Zeitrahmen ergibt sich aus dem Konzept — auch das eine Frage der Datenlage, nicht der Technik.
Wir haben schon einen Shop / eine Website. Passt das trotzdem?
Ja. Ein Ersatzteilportal ersetzt Ihre Website nicht, sondern ergänzt sie — als geschützter Bereich für Kunden, Händler oder Servicetechniker. Bestehende Systeme wie Shopware oder WooCommerce können eingebunden oder erweitert werden.
Ersetzt das Portal unseren Service?
Nein — es entlastet ihn. Wiederkehrende, standardisierbare Anfragen laufen über das Portal; Ihre erfahrenen Leute kümmern sich um die Fälle, in denen ihr Wissen wirklich gebraucht wird.
Lohnt sich ein Ersatzteilportal für Sie?
In einem unverbindlichen, kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihren aktuellen Ersatzteilprozess an — und ob sich der Aufwand für ein Portal lohnt. Wenn nicht, sagen wir Ihnen das ehrlich.